La cybersecurity e le applicazioni progettate per proteggere lo scambio di informazioni digitali rappresentano oggi una componente cruciale sia per le aziende che per i privati. Nonostante i processi di interazione tra utenti e istituzioni siano molto più fluidi rispetto al passato, molte persone ignorano ancora le tecnologie disponibili in questo campo.
Tra i temi di maggiore interesse troviamo l’uso dei software per firma digitale, un argomento che analizzeremo nei dettagli, includendo suggerimenti sui migliori strumenti disponibili.
Cos’è un software per firma digitale
Per comprendere il funzionamento dei software per la firma digitale, è fondamentale partire dalla definizione di firma digitale stessa. Si tratta di un meccanismo che consente di sottoscrivere documenti informatici, garantendone integrità, autenticità e collegamento univoco al firmatario. Questo sistema si basa su una crittografia asimmetrica, che utilizza due chiavi: una privata per codificare e una pubblica per decodificare i documenti firmati.
Nonostante l’uso della firma digitale sia ormai diffuso negli uffici pubblici come banche e poste, negli ultimi anni molte aziende hanno iniziato a dotarsi di sistemi in grado di replicare queste funzionalità. Un software per firma digitale è quindi l’elemento essenziale per creare, gestire e inviare firme digitali in modo sicuro e indipendente.
A cosa serve un software per firma digitale
La firma digitale ha lo stesso valore legale di una firma autografata e permette di garantire:
- Autenticità dei documenti;
- Validità legale;
- Integrità delle informazioni;
- Conferma del ricevimento.
Questi elementi migliorano notevolmente la sicurezza informatica e le interazioni tra utenti, grazie all’uso di un software che agisce da filtro tra chi invia e chi riceve i documenti.
Come funziona un software per firma digitale
Sebbene l’idea di un software per firma digitale sembri semplice, in realtà è un processo complesso basato su crittografia asimmetrica. I documenti firmati digitalmente devono rispettare standard di compatibilità per evitare problemi tecnici durante lo scambio.
Per utilizzare un software di questo tipo, l’utente deve disporre di un certificato digitale, ottenibile attraverso un ente certificatore (eIDAS). La chiave privata viene generata e custodita dall’utente, mentre quella pubblica viene distribuita dal certificatore. Una volta ottenuti i certificati, il software consente di firmare e inviare documenti in modo sicuro, creando un’impronta digitale unica per ogni file.
I vantaggi di un software per firma digitale
Adottare un software per firma digitale offre numerosi benefici, tra cui:
- Ottimizzazione del tempo: riduce le tempistiche di invio e ricezione dei documenti, eliminando il problema della distanza.
- Riduzione dei costi: un sistema digitale abbatte i costi legati a carta, stampa, spedizione e manutenzione degli strumenti fisici.
- Efficienza operativa: riduce il rischio di perdita di documenti e semplifica la gestione dei file grazie alla ricerca e alla categorizzazione automatica.
- Sicurezza avanzata: protegge i documenti da contraffazioni grazie a PIN, OTP e crittografia.
- Spazio ed ecosostenibilità: elimina l’uso di archivi fisici, favorendo la conservazione digitale e riducendo l’impatto ambientale.
Come scegliere un software per firma digitale
La scelta del miglior software dipende dalle esigenze specifiche, ma alcuni criteri sono universali:
- Compatibilità con altri software: un buon programma deve integrarsi facilmente con gli strumenti aziendali esistenti.
- Automazione: la capacità di organizzare e fascicolare automaticamente i documenti è fondamentale per risparmiare tempo.
- Sicurezza dei processi digitali: integrare funzioni come Task e Workflow consente una gestione ottimale delle attività aziendali.
- Abilitazione nativa: un software deve permettere la condivisione sicura di documenti, sia in rete locale che esterna.
- Supporto del provider: scegliere software di aziende affidabili garantisce aggiornamenti regolari e assistenza tecnica.
I costi di un software per firma digitale
I software disponibili sul mercato si dividono in varie categorie:
- Gratuiti: offrono funzionalità base per la firma digitale, senza supporto per autenticazione avanzata.
- Con valenza legale: integrano strumenti di autenticazione e costano tra i 25€ e i 30€. Alcuni includono un Token USB con chip dedicato, che può far salire il prezzo a 60-80€.
- SPID e soluzioni usa e getta: consentono firme digitali occasionali a partire da 2,99€.
- App mobili: molte applicazioni per Android e iOS sono gratuite o disponibili a costi ridotti.
I 5 migliori software per firma digitale
- Nitro Reader: interfaccia simile a Office, offre una versione gratuita e una Pro a 159€. Non garantisce valenza legale.
- Eversign E-Signature: ideale per chi lavora in cloud e cerca una gestione flessibile dei file.
- SkySignature: eccellente per sicurezza e funzionalità di editing PDF avanzate.
- Aruba: soluzione italiana affidabile con Token USB e crittografia avanzata. Perfetta per aziende.
- Adobe Acrobat Reader DC: leader nel settore PDF, è gratuito e garantisce un’esperienza completa e user-friendly.